Erindisbréf fulltrúaráðs Aleflis
Í lögum Aleflis – notendafélags Gegnis, í 4. gr. undir lið III. Stjórn segir eftirfarandi:
„Fulltrúaráð Aleflis er skipað einum fulltrúa frá hverri stjórnunareiningu, eins og þær eru myndaðar af Landskerfi bókasafna hf. Stjórnunareiningar skulu tilnefna fulltrúa sinn einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund hvert ár. Hver eining hefur eitt atkvæði óháð umfangi eða stærð.
Fulltrúaráð skal halda fund minnst árlega. Fulltrúaráð kýs þriggja manna stjórn og einn til vara úr sínum hópi. Stjórnarmenn skulu kosnir til tveggja ára í senn, tveir aðalmenn annað árið og einn aðalmaður og einn varamaður hitt árið. Leitast skal við að stjórnina skipi fulltrúar ólíkra safnategunda. Stjórnin skiptir með sér verkum.“
Tilnefning fulltrúa:
1. Stjórnunareiningar tilnefna fulltrúa sinn einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund/aðalfund Aleflis ár hvert eins og segir í lögum Aleflis – notendafélags Gegnis.
2. Stjórnunareiningar skipti út fulltrúa sínum í fulltrúaráði eins oft og þurfa þykir. Mælst er til þess að þeir sitji í a.m.k. tvö ár til að tryggja að þekking og reynsla nái að byggjast upp í ráðinu áður en nýr fulltrúi er skipaður.
Hlutverk fulltrúa í fulltrúaráði Aleflis er að:
1. Vera tengiliður notenda við stjórn Aleflis og Landskerfis bókasafna hf. t.d með því að:
- koma með ábendingar um efni á stjórnarfund
2. Miðla upplýsingum til notenda innan stjórnunareiningar t.d. með því að;
- senda fundargerðir og tilkynningar til notenda
- koma á fót póstlistum innan stjórnunareiningar
3. Boða og halda fundi innan stjórnunareiningar svo oft sem tilefni gefst til en þó ekki sjaldnar en einu sinni á ári t.d. fyrir aðalfund Aleflis þar sem tilnefndur er fulltrúi í fulltrúaráðið.
4. Halda fundargerðir og senda til stjórnar Aleflis.
5. Skila skýrslu um starfsemi stjórnunareiningar til stjórnar Aleflis fyrir aðalfund ár hvert.
Hlutverk stjórnar Aleflis við fulltrúaráð er að:
1. Miðla upplýsingum um starfsemina t.d. með því að:
- senda tilkynningar til fulltrúa um nýtt efni á vef Aleflis
- senda út dagskrá stjórnarfunda
- hvetja fulltrúa til að senda inn ábendingar og tillögur að efni sem taka má fyrir á fundum stjórnar
- kalla eftir tillögum um lagabreytingar sex vikum fyrir aðalfund Aleflis
Akureyri, 4. október 2004,
f..h. stjórnar Aleflis
Astrid Margrét Magúsdóttir